HAUPTMODUL

Das Schulungsmanagement ist eine hochintegrierte Client/Server Standardsoftware zur Unterstützung der Verwaltung von staatlichen Aus- und Fortbildungszentren. Wie die strategische Zielsetzung einer Unternehmung bei der Einführung von SAP© -Standardsoftware heute steht der erwartete hohe Nutzen für den Gesamtbetrieb von der Steuerung durch die Schulleitung bis hin zur Auskunftsfähigkeit der Wache außerhalb der Dienstzeit im Vordergrund.

Für Pilotprojekte in Neuem Steuerungsmodell und Budgetierung ein Muß.

Durch diese Konzentration werden Kräfte und Gelder frei für die Kernaufgaben der Aus- und Fortbildung. Folgen Sie meiner Vision, so werden Landespolizei- und Feuerwehrschulen sich in einem erfrischenden Wettbewerb weiterentwickeln zum Wohle einer effizienten Aus- und Fortbildung.

Die hier beschriebene Software ist mit MS Access 2000 erstellt. Das Hauptmodul Schulungsmanagement bildet die Basis für alle weiteren Module des Schulungsmanagementsystems.

Bedarfsverwaltung
Die Bedarfsverwaltung unterstützt die Erfassung von Bedarfsmeldungen. Durch die Filterfunktionen können die Bedarfe der Dienststellen transparent gegenübergestellt werden und sortiert als Vorlage für die "Fortbildungskonferenz" ausgedruckt werden.
Die Zuordnung von Teilnehmerkontingente (Bedarfserfüllung) geschieht auf denkbar einfache Weise in der Lehrgangsverwaltung.
Mit dem Modul Schulung-Online kann die Bedarfsmeldung auch dezentral übers IntraNet erfolgen und entlastet so die Schulorganisation.

Lehrplanverwaltung (Seminarprogramm)
Das Lehrgangs- und Seminarangebot wird zunächst als Lehrplan eingegeben. Dort können einfache bis detaillierte Angaben wie Fachstunden und Stoffplan hinterlegt werden.
Die Gesamtheit des Angebotes bildet das Programm der Schule. Dieses kann als Kurzübersicht in die bislang üblichen Katalog-Jahresprogramme übernommen werden oder in der detaillierten Fassung mit Unterrichtseinheiten dem Dozenten als roter Faden dienen.
Beide Übersichten können in der Schulung-Online Komponente im IntraNet aufgerufen werden, so daß das tagesaktuelle Programm von den Dienststellen im IntraNet eingesehen werden kann.
Hier werden ebenfalls die für die Lehrgangsverwaltung relevanten Bearbeitungsschritte festgelegt, Bsp. : Einladung der Teilnehmer 28 Tage vor Lehrgangsbeginn.

Lehrgangsverwaltung (für Aus- und Fortbildung)
Aufgrund der Bedarfsmeldungen werden die Lehrgänge mit Datum angelegt. Durch die einmalige Eingabe der Ausfalltage wie Feiertag, "Schulferien" und Sondereinsätzen in der Schule kann eine automatische und richtige Verteilung des Lehrgangsablaufs erfolgen.
Den Dienststellen werden Teilnehmerplätze aus den Bedarfsmeldungen durch Mausklick zugewiesen. Diese Zahl der Teilnehmerplätze stehen automatisch der Teilnehmerverwaltung zur Verfügung, die nun die Erfassung namentlicher Anmeldungen ermöglicht.
Die Aktivitäten für die Sachbearbeitung für diesen Lehrgang werden automatisch aus der Lehrplanverwaltung festgelegt, verantwortliche Dozenten und Räume zugeordnet.
Die Wochenstundenbearbeitung ermöglicht die stundengenaue Planung mit Dozent, Raum und Fachstunden. Für Wiederholungen kann eine Kopierfunktion genutzt werden. Hier werden die gesamten Informationen des Systems verarbeitet, so daß wirklich alles zueinander paßt.
Es wird in der Spitze auch geprüft, wenn ein Dozent als Teilnehmer einem Seminar zugeordnet ist.

Aktivitäten und Fachstunden
Bei jedem Aufruf der Anwendung wird die Aktivitätenliste abgefragt und erinnert den Anwender an die Bearbeitung von Lehrgängen, Teilnehmer / Dozenteneinladungen etc. Der Anwender kann seine Lehrgänge anwählen und bearbeiten. So geht nichts verloren!

Teilnehmerverwaltung
Die namentliche Erfassung der Teilnehmer zum Seminar erfolgt über die Teilnehmerverwaltung. Durch die Zielgruppeneinträge wird der Sachbearbeiter veranlaßt, ggf. die Zuordnung des Teilnehmers zur Zielgruppe zu verifizieren. An dieser Stelle werden zukünftig Fehlbesetzungen rechtzeitig vor Lehrgangsbeginn erkannt. Hier werden in Zukunft mehr Rücksprachen mit den Meldedienststellen nötig.
Mit dem Modul Schulung-Online werden die namentlichen Teilnehmeranmeldungen dezentral von den Meldedienststellen veranlaßt, inklusive Druck der Dokumentation, Teilnehmereinladungen. Optimiert auch den Änderungsdienst!

Ausbildung, zusätzliche Funktionen
Für die Teilnehmer der Laufbahnausbildung werden zusätzliche Möglichkeiten der Verwaltung von Ergebnissen aus Prüfungen geboten.

Übersichten und Pläne drucken
Die Anwender, Dozenten und Teilnehmer er-halten aus der Datenbank gedruckte Wochenpläne, Lehrgangs-, Dozenten- und Raumübersichten. Die Filterfunktionen lassen den Druck von gezielten Übersichten zu.

Dozentenpool - und Abrechnung
Die Dozentendaten enthalten neben den üblichen Standards Ausfallzeiten-Verwaltung, Kostenverwaltung für hauptamtliche Lehrer/Dozenten und alle Funktionen im Zusammenhang mit der Honorarabrechnung für nebenamtliche und externe Dozenten.

Raumverwaltung
Die Verwaltung der Räume umfaßt die Zahl der Plätze (Standard und Maximum), Medienausrüstung, Ausfallzeiten (auch ganzer Gebäude) sowie aller wünschenswerten Funktionalität.

Standarddatenverwaltung
Wenn alles das erst einmal drin ist, stimmt es bis zur nächsten Änderung. Jemand muß sich einen Tag zurückziehen, um die Datenbank an die Realität anzupassen.

Statistiken drucken
Die Statistiken werden nach Setzen verschiedener Filter als Zahlenwerk sauber gedruckt.
In dem Schulung-Chef-Informationssystem Modul wird Auswertungen als Diagramme am Bildschirm angezeigt.

Datenbankadministration
Der Datenbankadministrator muß über eine MS Access Vollversion verfügen, um die dort vorhandenen Administrationstools benutzen zu können (Oder es kommt eine Business-Datenbank zum Einsatz wie z.B. MS SQL-Server).
Das umfaßt eine auf Felder genaue Benutzer-rechte-verwaltung. Das umfaßt die Datenbank zu warten (in MS Access Syntax: komprimieren) sowie Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Netzzugriffs.
Parametrierung auf Ihren Bedarf
Die Software wird mit den Standardinhalten der Landespolizeischule ausgeliefert und wird von Ihnen (auf Wunsch mit unserer Hilfe) angepaßt. Das betrifft Lehrpläne, Stammdaten wie Dienststellen, Räume, Dozenten etc. Das mitgelieferte Schriftgut wird nach Eingabe Ihrer Anschrift den passenden Kopfbogen enthalten.

Individuelle Programmanpassungen
Solange es Menschen gibt, werden Softwareanpassungen gewünscht. Wir beraten sie und programmieren nach einem Konzept zu einem fairen Preis nach Aufwand oder Festpreis.
Wir erbitten die Übersendung Ihres Wappens im Bitmap-Format, welches kostenfrei eingebaut wird.

Schulung der Anwender und Administratoren
Es ist nicht Sinn einer hochintegrierten Softwarelösung, in den Basics der Bedienung des Systems zu verweilen. Der Nutzen entsteht durch die selbstbewußte Anwendung. Das Schulungskonzept wird auf ihren Bedarf zugeschnitten.
Pro Lizenz wird ein Anwenderhandbuch geliefert.

Installation und Einführung
Die Softwareinstallation dauert i.d.R. 1 Tag. Nach einem ¼ Jahr können Sie mit einer gelungenen Umstellung auf dieses System rechnen. Dann sind die meisten Fragen geklärt.

	JAHRESPLANUNG

Die Jahresplanung ist ein Planungsmodul für die integrierte Client/Server Standardsoftware "Schulungsmanagement" zur Unterstützung der Steuerung von Landesschulen. Dieses Modul unterstützt den Kapazitätsabgleich zwischen Bedarf und Ressourcen (Dozenten,Räume,Unterkünfte,Geräte) und steuert so die Gesamtleistung für das Planjahr. Ein ganz neue Möglichkeit bietet die Planungstafel, die dem Anwender das Verschieben von Lehrgängen in der Planungsphase mit der Maus ermöglicht.

Aus den eingegangenen Bedarfsmeldungen ergeben sich die Anzahl der anzubietenden Lehrgänge (Planzahlen) und damit auch der benötigten Lehrer-/Dozentenstunden. Hier erfolgt die erste Steuerung, indem der Anwender die Zahl der Lehrgänge auf die Kapazitäten der Fachbereiche begrenzt und ggf. Schwerpunkte beim Angebot der Schule setzt.

Die hier beschriebene Software ist mit MS Access 2000 erstellt. Die farbige Darstellung ist mit OCX –Elementen realisiert. Das Hauptmodul "Schulungsmanagement" bildet die Basis für dieses Modul.

Bedarfs- und Planzahlen
Die Bedarfsverwaltung liefert die Bedarfszahlen für die Planung der Fortbildungslehrgänge.
Die sich automatisch ergebenden Bedarfslehrgänge können nun gesamt oder gefiltert nach Fachbereichen begutachtet und mit den Kapazitäten der Landesschule abgeglichen werden. Die Dozentenkapazität der Landesschule ergibt sich aus den in der Dozentenverwaltung festgehaltenen Unterrichtspflichtstundenzahl. Die benötigte Dozentenkapazität wird aus in der Lehrplanverwaltung verwalteten Unterrichtstundenzahl des Lehrplans nach beispielsweise gekennzeichnet nach mittlerer oder gehobener Dienst und der Anzahl der geplanten Lehrgänge automatisch berechnet. Der Anwender kann die Anzahl der Lehrgänge auf das zu leistende Maß steuern, Schwerpunkte in der Fortbildung nach Vorgaben vorgesetzter Dienststellen bilden und die endgültige Anzahl eintragen.
Hier ergeben sich bislang unbekannte kreative Gestaltungsmöglichkeiten, die verläßlich immer aufgrund richtiger Zahlen zustande kommen.
Die Serienterminierung der neu anzulegenden Fortbildungslehrgänge erfolgt in der Lehrgangsverwaltung.
Mit dem Modul Schulung-Online kann die Bedarfsmeldung auch dezentral übers IntraNet erfolgen und entlastet so die Schulorganisation.

Lehrplanverwaltung (Seminarprogramm)
Das Lehrgangs- und Seminarangebot wird zunächst als Lehrplan eingegeben. Dort können einfache bis detaillierte Angaben wie Fachstunden hinterlegt werden. Für die weitere Automatisierung der Planung sind nun die Fachstunden in einer und vom Anwender festgelegten Reihenfolge geordnet.
In der Schulung-Online Komponente können die Lehrpläne im IntraNet aufgerufen werden, so daß das tagesaktuelle Programm von den Dienststellen eingesehen werden kann.

Lehrgangsverwaltung und Planungstafel
Der Anwender kann die benötigte Anzahl von Lehrgängen über den System-Kalender terminieren und dann automatisch nach einem vorhandenen Lehrgangs-Muster normal oder mit kompletten Wochenplan anlegen. Hierbei wird die Vorgehensweise so sein, daß zunächst die 14-tägigen, dann die Wochenlehrgänge und dann die kürzeren Lehrgänge gemäß Erfahrung anlegt.
Die Kontrolle und die Feinplanung erfolgt über die farbige Planungstafel, die zunächst die automatisch angelegten Lehrgänge anzeigt und auf der die Verschiebung von Lehrgängen mit der Maus erfolgt.
Die Darstellung in einer Balkengraphik entspricht dem Bedürfnis, einen Überblick über den Stand der Planung zu erhalten und anderen internen Stellen (z.B. Fachabteilungen) diese Information zukommen zu lassen.
Besonders Lücken werden für weitere Planungen erkannt.
Diese Planungstafel kann auf einem Farbdrucker farbig ausgedruckt werden.

Fortbildungskosten
Jedem Lehrgang lassen sich bis zu 4 Kostenarten zuordnen. Diese Kosten werden in Excel nachempfundenen Übersichten nach Fachbereichen dargestellt und gedruckt. Diese Übersichten bilden die Kommunikationsgrundlage mit der mittelbewilligenden Haushaltsstelle im Ministerium

Diagramme
Mit diesem Modul werden verschiedene Diagramme angeboten : Liniendiagramm: Gegenüberstellung monatsweise, Teilnehmer : Max, Soll,Ist, Unterkünfte-Bettenzahl: Max, reservierte Betten. Säulendiagramm: Gegenüberstellung Dozenten-Stundenverpflichtung/Dozent-Iststunden. Tortendiagramme: Anzahl Teilnehmertage nach Fachbereichen, Dozentenkapazität nach Fachbereichen.

Übersichten und Pläne drucken
Die Anwender, Dozenten und Teilnehmer erhalten aus der Datenbank gedruckte Wochenpläne, Lehrgangs-, Dozenten- und Raumübersichten. Die Filterfunktionen lassen den Druck von gezielten Übersichten zu.

Datenbankadministration
Der Datenbankadministrator muß über eine MS Access Vollversion verfügen, um die dort vorhandenen Administrationstools benutzen zu können (Oder es kommt eine Business-Datenbank zum Einsatz wie z.B. MS SQL-Server).
Das umfaßt eine auf Felder genaue Benutzerrechte-verwaltung. Das umfaßt die Datenbank zu warten (in MS Access Syntax: komprimieren) sowie Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Netzzugriffs.

Parameterisierung auf Ihren Bedarf
Die Software wird mit den Standardinhalten einer Landespolizeischule ausgeliefert und wird von Ihnen (auf Wunsch mit unserer Hilfe) angepaßt. Das betrifft Lehrpläne, Stammdaten wie Dienststellen, Räume, Dozenten etc. Das mitgelieferte Schriftgut wird nach Eingabe Ihrer Anschrift den passenden Kopfbogen enthalten.

Individuelle Programmanpassungen
Solange es Menschen gibt, werden Softwareanpassungen gewünscht. Wir beraten sie und programmieren nach einem Konzept zu einem fairen Preis nach Aufwand oder Festpreis.
Wir erbitten die Übersendung Ihres Wappens im Bitmap-Format, welches kostenfrei eingebaut wird.

Schulung der Anwender und Administratoren
Es ist nicht Sinn einer hochintegrierten Softwarelösung, in den Basics der Bedienung des Systems zu verweilen. Der Nutzen entsteht durch die selbstbewußte Anwendung. Das Schulungskonzept wird auf ihren Bedarf zugeschnitten.

	ONLINE (IntraNet/Internetanbindung)

Die IntraNet/Internetanbindung des Schulungsmanagementsystems bietet dem PC-Benutzer die Möglichkeit, über ein vorhandenes IntraNet oder im Internet auf aktuelle Termine und Beschreibungen online Informationen aus dem aktuellen Datenbestand zu bekommen. Es werden JAVA SERVER PAGES oder WEB-FORMS unter ASP.NET verwendet.

Der Anwender wählt sich mit Microsoft Internet Explorer oder Netscape Navigator über die Web-Adresse ein.

Durch die Darstellung des aktuellen Lehrgangsangebotes mit Terminen und freien Plätzen können Abteilungen oder - wenn gewünscht - externe Interessierte übersichtliche oder punktuelle Informationen auf ihrem PC lesen und drucken, ggf. weitergeben. Die relativ statischen Inhalte der Lehrgangsinhalte brauchen nicht mehr kopiert versandt werden, bei Halbjahresplänen auf Papier können die neuen Lehrgänge hervorgehoben werden.

Durch den externen Zugriff wird ermöglicht, daß berechtigte Benutzer selbst einen Lehrgang mit Termin bequem auswählen und die Teilnahme anmelden kann. Nach erfolgter Anmeldung können die Lehrgangsverwalter die Anmeldung auf Ihrem Arbeitsplatz bearbeiten.

Durch die standardisierte Oberfläche soll die Geschmacksfrage in den Hintergrund treten und die leichte Pflege der Web-Site ermöglicht werden.

Die Fortbildungssachbearbeiter/-innen können aktuelle Informationen gleich auf der Homepage publizieren.

Das Seminarangebot
Der Benutzer kann sich die Beschreibung der Inhalte und Voraussetzungen eines Lehrgangs
anschauen und mit den eigenen Anforderungen und Voraussetzungen abgleichen. Lehrgangsdauer und maximale Teilnehmerzahl sind ebenfalls aufgeführt.
Die Lehrgangsbeschreibungen werden dem Benutzer in Form von HTML-Seiten auf seinem Browser ansprechend dargestellt.

Seminarangebot abfragen
Über "Suchen" kann der Anwender die Termine für bestimmte Seminare anzeigen lassen. Die Suche kann für bestimmte Zeiträume eingeschränkt werden und zeigt immer die noch verfügbaren Plätze an.

Teilnehmeranmeldung
In der "Anmeldung" können in einem paßwortgeschützten Bereich berechtigte Benutzer einen der angebotenen Lehrgänge auswählen und Teilnehmer namentlich anmelden. Bei Überbelegung können Teilnehmer auf eine Warteliste angemeldet werden.
Einladungen werden durch zuständige Sachbearbeiter zugesandt oder der Online Anwender druckt die Einladung gleich aus.

Terminübersicht
Auf der "Terminübersicht" bekommt der Benutzer einen Überblick welche Lehrgänge für den gewählten Zeitraum laufen. Dem zuständigen Leiter einer Abteilung wird somit die Aufteilung verschiedener Teilnahmen von Mitarbeitern erleichtert.

Aktuelle Restplätze
Die aktuellen freien Plätze "Last Minute-Plätze" können von jedem abgefragt und eingesehen werden.

SeminarwunschIn dem Formular "Seminarwunsch" kann der Anwender in den Dialog mit dem Anbieter treten. Z.B. Raumreservierungen für Fachtagungen, Bedarfsmeldungen für kurzfristige Gruppenschulungen. Durch diese Rückmeldung haben die Sachbearbeiter die Möglichkeit neue Lehrgänge anzulegen oder Alternativen anzubieten.
Dieses Formular gibt auch die Möglichkeit, individuelle Lehrgangswünsche zu äußern.

Bedarfsmeldungen
Für die langfristige Planung werden immer wieder Bedarfsmeldungen benötigt, die nun über das IntraNet angefordert werden.
Die Bedarfsmeldungen werden nach Eingabe quittiert, so daß Verwaltungswege erspart werden.

Gästebuch
Auf dem Wege zu einer Dienstleistungsorganisation werden Kommentare von Mitarbeitern publiziert..

Schnittstellen
Die IntraNet/Internet-Anbindung ist eine Darstellung und Kommunikation zum Schulungsmanagementsystem im HTML-Format.

	CHEF-INFORMATIONSSYSTEM

Die Software Chef - Informationssystem ist mit MS Access 2000 erstellte Datenbank, die die im Hauptmodul Schulungsmanagement sowie dem Modul Kosten- und Leistungsrechnung erfaßten Daten auswertet und graphisch aufbereitet zur Verfügung stellt.
Die umfangreichen Einzeldaten aus Lehrgangsverwaltung werden nun aus der Vergangenheit und der aktuellen Planung für die Leitung zusammengestellt und können für Steuerungsaufgaben hilfreiche Impulse bieten.

Die Auswertezeiträume können vom Benutzer frei kombiniert werden. Als Hilfestellung sind bereits übliche Zeiträume enthalten, die nun sinnvollerweise zusammengestellt werden. Hierdurch werden Trends erkennbar und bieten eine weitere Grundlage für Führungsgespräche.

Die Software ist auf die Bedürfnisse von Polizeischulen und Verwaltungs- und Fachhochschulen des öffentlichen Dienstes zugeschnitten. Dabei ist es interessant, aus vergleichbaren Institutionen Zahlenmaterial anzufordern, um besonders Stärken und Fehlleistungen zu erkennen.

Bedarfsanmeldungen
Dieses Diagramm gibt die Bedarfsmeldungen sowie deren aktuelles Angebot (Erfüllungsgrad) durch das Fortbildungsinstitut wieder. Hier ist der LPS Chef den Personaldienststellen mit tagesgenauem Zahlenmaterial gegenüber genauer informiert als bislang. Die Bedarfe werden Gesamt, nach Dienststellen , nach Zielgruppen und/oder Lehrgangstypen dargestellt.

Dozentenauslastung
Die Dozentenauslastung wird nach Fachbereichen gegliedert aufbereitet.
Die Inanspruchnahme von Honorardozenten und die Honorarleistungen werden den Stammdozenten und deren Personalkosten gegenübergestellt.

Raumauslastung
Die Raumauslastung wird in Form einer Gegenüberstellung von 80% Auslastung zur tatsächlichen beziehungsweise geplanten Auslastung in einem Balkendiagramm dargestellt.

Lehrgangsauslastung
Es werden die geplante 100%ige Auslastung mit der geplanten bzw. tatsächlichen Auslastung in einem 3-D Diagramm für alle Lehrgänge und in Balkendiagrammen nach Lehrgangstyp angezeigt.

Betriebskosten
Die geplanten Lehrgänge , Teilnehmerzahlen und Einnahmen werden den tatsächlich durchgeführten Lehrgängen, Teilnehmerzahlen und abgerechneten Leistungen für frei wählbare Zeiträume gegenübergestellt.

Schnittstellen
Die Software Chef-Informationssystem wird mit Schnittstellen zum Schulungsmanagement, Kosten- und Leistungsrechnung und zur Unterkunftsverwaltung ausgeliefert.

	Kosten - und Leistungsrechnung

Die Kosten- und Leistungsrechnung ist eine MS Access Datenbank. Für das Hauptmodul Schulungsmanagement geplante Kosten werden Kostenstellen und Kostenträger zuordnet. Ein Betriebsabrechnungsbogen wird für Planjahre erstellt. Dieses Programm nutzt die bereits vorhandenen Lehrgangsplandaten anfallenden variablen Kosten. Dem Anwender wird damit die Grundlage zur betrieblichen Disposition gegeben.
Mit Zahlenmaterial vergleichbarer Institutionen sind Stärken und Schwächen leicht zu erkennen.
Die Kostenarten, Gruppierungen und Numerierungen können vom Benutzer frei konfiguriert werden. Als Hilfestellung sind bereits übliche Kostenarten enthalten, die angepaßt werden können.

Die Software ist auf die Bedürfnisse von Landesschulen , Verwaltungs- und Fachhochschulen des öffentlichen Dienstes zugeschnitten.

Betriebsabrechnung
Die ermittelten Personal- und Sachkosten werden für ein Planjahr erfaßt (Kostenartenrechnung) und werden über Verteilungsschlüssel den Kostenstellen im Betriebsabrechnungsbogen zugeordnet (Kostenstellenrechnung).

Kostenträgerrechnung
Die Kosten sind auf die Leistungseinheiten (den Lehrgängen und Seminaren) zu verrechnen. Hier werden Preisuntergrenze (d.h. Mindestteilnehmerzahl ) und Selbstkostenpreis kalkuliert.

Die Auftragsverwaltung und Fakturierung
Die erbrachten Leistungen sollen abgerechnet werden. Für die Teilnehmer aus Dienststellen werden die aus der Kostenrechnung ermittelten Kosten pro Teilnehmer in Rechnung gestellt. Für externe Teilnehmer wird ebenso verfahren.

Auswertungen
Der Betriebsabrechnungsbogen (Plankosten) und die Zuordnung zu Kostenträger (Lehrgänge) werden nach Eingabe der ermittelten Kosten erstellt. Änderungen werden bis zur offiziellen Genehmigung berücksichtigt. Änderungen danach werden angezeigt, fließen nicht mehr in die Rechnungsstellung ein.
Die geplanten Lehrgänge , Teilnehmerzahlen und Einnahmen werden den tatsächlich durchgeführten Lehrgängen, Teilnehmerzahlen und abgerechneten Leistungen für frei wählbare Zeiträume gegenübergestellt.
Über die Stundenzahlen der Dozenten wird wegen des Kostenblocks und der sensiblen Wochenstundenregelungen und studienfreien Zeiten besonders Auskunft gegeben, in anonymisierten Form für die Steuerung und Einzelabrechnung zur Unterschrift durch den Dozenten.

Schnittstellen
Die Kosten- und Leistungsrechnung wird mit Schnittstellen zum Schulungsmanagement und zur Zimmerverwaltung ausgeliefert.
Für beliebige Programme können Schnittstellen auf Kundenwunsch programmiert und ausgeliefert werden. Das abgebende oder aufnehmende Programm muß seinerseits eine Datenschnittstelle zur Verfügung stellen (z.B. Buchhaltungsprogramme, Mittelbewirtschaftungsprogramme etc.)

Anlagenbuchhaltung
Die Lehr- und Lernmittelverwaltung gibt einen Teil der Anlagenverwaltung her.

Die Buchhaltung
Die Buchhaltung ist nicht Bestandteil dieser Software.

	GERÄTE UND ÜBUNGSGRUPPENVERWALTUNG

Die Geräteverwaltung ist ein Modul für das Schulungsmanagementsystem , mit der Ressourcen wie Ausbildungsgerät und Fahrzeuge, Bildung von Übungsgruppen in Lehrgängen, Aufteilung der Gruppen auf Übungsplätze insbesondere in der Feuerwehrausbildung umfassend verwaltet und überwacht werden.
Bei der Geräteverwaltung wird die Mehrfachnutzung derselben Geräte und Ausrüstungsgegenstände und Überschneidungen ausgeschlossen.
Die Geräte können mit einer vom Benutzer frei wählbaren Wartungszeit von der sofortigen Weiterverwendung ausgeschlossen werden, das heißt notwendige Reinigungs-, Pflege- und Wartungsarbeiten, die sich im Anschluß an die Nutzung ergeben, halten das Gerät vor einer Weiterverwendung zurück.
Die Geräte können verschieden bezeichnet werden und weitere Informationen, wie Anschaffungskosten, Abschreibungszeiten und Wartungsfristen können erfaßt und verwaltet werden.
Außerdem werden Geräteausfallzeiten durch Reparaturen, Verleih oder länger dauernde Wartungsarbeiten erfaßt werden.
Die Software ist auf die Bedürfnisse von Polizei-, Feuerwehr- und Katastrophenschutzschulen und Fortbildungsinstitute des öffentlichen Dienstes zugeschnitten.

Gerätestammdaten
In dem Formular "Gerätestammdaten" kann der Anwender die vorhandenen Geräte und Fahrzeuge mit den spezifischen Merkmalen zwecks Wartung und Pflege verwalten. Der Lagerort wird ebenfalls verwaltet. Enthalten ist der voraussichtliche Termin für die Ersatzbeschaffung nach Abschreibung.

Übungsplätze, -standorte
Über die vorhandene Haus- und Raumverwaltung hinaus sollten nun auch die im Gelände oder auf dem Hof vorhandenen Übungsplätze verwaltet werden, an denen Übungsgruppen praktische Übungen vollziehen.

Gerätereservierungen
Für die Planung können jetzt die Geräte für Gruppen innerhalb der Lehrgänge reserviert werden. Der Anwender wird auf bereits vorhandene Reservierungen hingewiesen. Eine Überschneidung in der Benutzung von Geräten wird vermieden. Diese Reservierung befindet sich bei der jeweiligen Wochenstundenplanung.

Arbeitsgruppen bilden
Zu dem Modul gehört auch die Aufteilung einer Lehrgangsgruppe in Teilgruppen. Aus den Lehrgangsteilnehmern eines Lehrgangs können nun für jede Stunde Gruppenbildungen erfolgen, Gruppe 1 ... n .
Übersichtspläne
Die Reservierungen werden durch entsprechende Übersichtspläne stundenweise aus dem System heraus aktuell angezeigt und können gedruckt werden.

Eigene Oberfläche für den Geräteverwalter
Der zuständige Geräteverwalter hat durch eine eigene Anwendungsoberfläche die Möglichkeit, Listen, Wartungsfristen, Ausfallzeiten, etc. zu administrieren und anzeigen zu lassen.

Individuelle Anpassungen
Die Standardauslieferung kann nach Auftrag nach Kundenwünschen besonders gestaltet werden.

	UNTERKUNFTSVERWALTUNG

Die Zimmerverwaltung ist eine MS Access Datenbank, die die Reservierung von Bettenkontingenten zwecks Planung der Übernachtungskapazitäten unterstützt.
Sie ermöglicht daher die Optimierung der Bettenauslastung und gibt jederzeit den aktuellen Stand freier Bettenkapazitäten an. Mit dem Programmodul "Buchung" können dann die reservierten Zimmer und Betten der Teilnehmer von Lehrgängen bzw. Übernachtungsgästen zugeordnet werden. Neben den persönlichen Daten der Gäste ist es möglich die Ausgabe von Schlüsseln, Essenmarken, usw. sowie deren Rückgabe zu vermerken. Die Zuordnung kann bei Anreise sowohl am System als auch, bei hohem Anreisevolumen (200 Gäste in 2 Std.), durch zur Verfügung gestellte Anmeldeformulare später im System erfaßt werden.
Die Software ist auf die Bedürfnisse von Polizeischulen und Verwaltungs- und Fachhochschulen des öffentlichen Dienstes zugeschnitten. Besonderen Wert haben wir auf Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit gelegt. Auf komplizierte Bearbeitungsvorgänge ist bewußt verzichtet worden.
Aus den erfaßten Daten sind Auswertungen zur Steuerung der Lehrgangsverwaltung und des Reinigungspersonals enthalten. Selbstzahlern kann bei Abreise sofort eine Rechnung ausgehändigt werden.

 

Die Kontingentverwaltung
Über "Reservierungen" kommt der Benutzer in das Planungsmodul für die Festlegung von Bettenreservierungen. Es findet jetzt eine Zuordnung von Übernachtungsgästen und Zeiträumen in Gebäudeteilen statt. Hier wird der Sachbearbeiter bevorzugt Gebäudeteile auswählen, die sich nahe an den Lehrgangsräumen befinden. Sollte diese Reservierung zu Überbelegungen führen, wird vom System eine entsprechende Reservierung im nächstgelegenen Gebäudeteil vorgenommen. Durch die Erfassung nach Damen/Herren und Raucher/Nichtraucher wird eine Zuordnung in getrennte Bereiche möglich.

Die Monatsübersicht
Die "Monatsübersicht" gibt den für die Planung Verantwortlichen die Kontrolle über freie Kapazitäten nach Gebäudeteilen sowie den Status der gesamten Anzahl freier Betten pro Tag.

Die Buchung der Betten
Dem für die Schlüsselausgabe und Einteilung der Gäste verantwortlichen Sachbearbeiter wird die Belegung der Betten sowie die Ausgaben von verschiedenen Gegenständen, wie z.B. Essenmarken und Zimmerschlüsseln, ermöglicht. Dabei können auch verschiedene Preisstufen in Abhängigkeit von den zu buchenden Betten der Übernachtungsteilnehmer berücksichtigt werden. Außerdem werden Belegungswünsche bei zeitversetzter Anreise systemseitig unterstützt. Es können also Gastwünsche, z.B. für nebeneinander liegende Zimmer, berücksichtigt werden.

Abreise
Bei Abreise kann die Zurückgabe von Schlüsseln, Bettzeug, usw. vermerkt werden. Auf Anforderung kann Selbstzahlern eine Rechnung ausgehändigt werden.

Auswertungen
Nach Abreisen und für kurzfristige Übernachtungen kann jederzeit ein Reinigungswochenplan ausgedruckt werden. Es ist auch möglich, der Kantine die voraussichtliche Anzahl der Essenteilnehmer zu übersenden. Die Statistik der Belegungszahlen ist für beliebige Zeiträume jederzeit abrufbar.

Schnittstellen
Die Zimmerverwaltung wird mit Schnittstellen zum Hauptmodul Schulungsmanagement ausgeliefert.

Zielgruppe
Die Zimmerverwaltung kann auf Wunsch in Planungs- und Buchungsmodulen getrennt geliefert werden.
Die Reservierung von Kontingenten richtet sich an den Planer, der für die Reservierung aufgrund von Lehrgängen zuständig ist.
Das Buchungsmodul unterstützt die Anwender, die für die monatliche Erfassung der Übernachtungsgäste zuständig sind.

	Bildungscontrolling

Bildungscontrolling bedeutet die Nachsteuerung des Fortbildungsangebots über Rückäusserungen der Teilnehmer. Diese Teilnehmer werden sich nach einem Zeitablauf von z.B.: einem halben Jahr elektonisch äussern, was beim Wissentransfer im Präsenzunterricht in der Praxis "hängengeblieben" ist und welchen Nutzen es dort im Alltag erzielt. Dies konnte bislang wegen des Verwaltungsaufwandes und der Zeitabläufe nicht durchgeführt werden! Mit Hilfe unserer Internet-Anwendung soll es möglich sein.

Zu jedem Kurs wird ein strukturierter Praxistauglichkeits - Feedbackbogen kreiert und ins Netz gestellt. Teilnehmer können ihre strukturierten Beiträge abliefern aber immer auch einen freien Text (z.B. mit Verbesserungsvorschlägen) senden. Die Annahme von Rückmeldungen ist auf einen benutzerdefinierten Zeitraum beschränkt. Die Teilnehmer erhalten zum Abschluss des Seminars eine Karte mit Kennung und Passwort zum Einloggen in den Bildungscontrolling- Bereich sowie einen Hinweis auf den Zeitraum der Freischaltung.

Teilnehmerkarten für elektronisches Feedback

Das Hauptmodul "Schulungsmanagement" wird ergänzt, um den Druck von Teilnehmerkarten mit Kennung, Passwort und dem Zeitraum der Freischaltung des Feedbackbogens zu ermöglichen. Sinn der Aktion und Handhabung sind auf der Rückseite vermerkt. Die Kennungen werden frei verteilt, so können die Teilnehmer erkennen, dass die Evaluation anonymisiert erfolgt.

Verwaltung von Feedbackbögen

Der Lehrgangsplaner (Controller) kann zu jedem Seminar eine individuelle Fragestellung formulieren, die vom Teilnehmer mit Ziffern bewertet werden. Es sind immer unstrukturierte Meinungsfelder zur Erfassung von positiver und negativer Kritik vorhanden, weil hieraus Erkenntnisse zur Verbesserungen des Angebots gezogen werden können. Der Planer trägt das Zeitfenster für das Feedback mit einem Beginn- und Enddatum ein, welches von der Applikation dann automatisch verwaltet wird.

Feedbackbogen ausfüllen

Die Teilnehmer können in dem auf ihre Karte eingetragenen Zeitraum im IntraNet / Internet einen elektronischen Feedbackbogen einmalig ausfüllen.Sie nehmen das auf ihre gedruckte Login und erhalten sofort diesen Feedbackbogen zu dem von ihnen besuchten Lehrgang.

Auswertung des Feedback

Die Auswertung erfolgt im Hauptmodul "Schulungsmanagement" durch Druck des Feedbacks der Teilnehmer. Die Zahlen werden als Kurven - Diagramme angezeigt, welches gedruckt werden kann.

Buchung auf Kontingente

Die Fortbildungssachbearbeiter können auf zuvor vom Veranstalter reservierte Plätze (Verteilerschlüssel) Mitarbeiter namentlich buchen. Sie können sofort die Einladung für die Mitarbeiter ausdrucken. In diesem Zusammenhang wird auch die Erfassung von Bedarfsmeldungen im definierten Zeitfenstern angeboten.

Controlling

Die Nachsteuerung des Fortbildungsangebots erfolgt zunächst durch Bewertung der Rückmeldung, Gespräche mit den Dozenten, fachlichen Überlegungen bis zur Neuformulierung der Inhalte des Seminars, ggf. Austausch des Dozenten, Suche nach geeigneten Alternativen.

Weitere Module und Anwendungen

Automatische Übersendung des Feedbackbogens als E-mail

Ist ein www- Dienst nicht verfügbar oder soll die Quote der Rückmeldungen erhöht werden durch aktives Handeln des Fortbildungsinstituts, kann die selbstaktive Übersendung von Feedbackbögen als E-mail erfolgen. Der Feedbackbogen wird zum Tage des Beginns des Feedback- Zeitraumes automatisch als E-mail mit HTML- Formular generiert und an die E-mail Adresse des Interessenten versendet. Wenn der ehemalige Teilnehmer den Bogen ausfüllt und zurücksendet, werden die Inhalte automatisch eingelesen (auch nicht vollständige) und stehen zur Auswertung in der Datenbank bereit.

Zusätzliche Anwendungen sind die

• Administration von Fernlehrgängen (Selbststudium)
• Wissens- und Erfahrungsdatenbank (Knowledge Management)
• Supportdatenbank
• Handbuch- Datenbank
• Bewerberdatenbank

Bildungscontrolling bedeutet Planung der Wissensvermittlung, Kontrolle des Erfolges und Nachsteuerung der Inhalte und der Methoden. Die Folge ist eine verbesserte Praxistauglichkeit des Fortbildungsangebots, neue bedarfsgerechte und innovative Fortbildungsangebote.

Nutzen:

Mit unserem Konzept Fortbildungsserver "Salomon" werden aus den Geschäftsprozessen der Planung und Durchführung aktuelle Informationen transparent für die Interessierten aufbereitet.

Durch die Zusammenfassungdes Angebots der Fortbildung von verschiedenen Veranstaltern eines Bundeslandes im Intranet und/oder Internet werden bislang nie erreichte vollständig und aktuelle Informationen über alle Fortbildungsveranstaltungen im Land realisiert. Diese wird durch die Replizierung der Datenbanken der verschiedenen Veranstalter erreicht. Über die darin enthaltene Suchmaschine kann sich der/die Mitarbeiter/in thematisch das Fortbildungsangebot aufschließen. Im zweiten Teil kann in Abhängigkeit von dem Kursangebot die Anmeldung über diese zentrale Buchungsmaschine auf drei verschiedene Wege erfolgen. Hier werden den Nutzern des Fortbildungsangebots wesentlich mehr Verantwortung übertragen.

Der dritte Teil beinhaltet die vollständig automatisierte Abwicklung von Buchungsbestätigungen und Absagen nach dem Meldeschlusstermin.

Alle Beteiligten können sich nach dem Status des Fortbildungsseminars über das Intranet informieren:
der Anbieter, der evt. für das Seminar weitere Interessenten gewinnen will, damit es stattfinden kann
der kurzfristig Suchende, ob noch Restplätze vorhanden sind
der Dozent, der wissen will, ob sein Seminar durchgeführt werden kann

Der Aufwand ist minimiert, weil diese Informationen aus Geschäftsprozessen heraus automatisch entwickelt werden und kein Content Management mit Redaktionsteam erforderlich ist. Kostensenkend wirkt sich das System durch Fortfall von verwaltungstätigkeit pro Anmeldevorgang von etwa DM 25 bis DM 50 auf ca. 0,30 DM aus. Eine andere Einschätzung ist die, daß pro 3000 Anmeldungen eine Stelle a etwa DM 80.000 Bruttopersonalkostentabelle eingespart werden kann.